PENGELOLAAN ARSIP BAWASLU KABUPATEN SRAGEN

Sragen- Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Sragen melaksanakan rapat pengelolaan arsip Bawaslu Kabupaten Sragen Tahun 2023, Senin (25/9/2023). Kegiatan tersebut dilaksanakan di aula kantor Bawaslu Kabupaten Sragen.

Kegiatan tersebut mengundang narasumber dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen Ridwan Adi Sukmono (Arsiparis ahli muda ) di dampingi oleh Hendro Tri Wibowo dan Novalita.

Dalam kesempatan tersebut Ridwan menyampaikan masalah tata kelola kearsipan. Apakah arsip yang dimaksud dengan arsip itu ada filing cabinet, outner, buku, dan lainnya. Bahkan apakah arsip itu tumpukan berkas pelaksanaan yang sudah berjalan?

Sebenarnya fungsi kearsipan melekat pada sekretaris. Jadi perlu dukungan dan support dari sekretariat. Permasalahan arsip ini masih sering terjadi di berbagai dinas atau instansi.

Sebenarnya arsip dinamis aktif bisa diletakkan pada filing cabinet. Kalau arsip dinamis aktif ini bisa tertata dengan baik, maka arsip in aktif bisa diklasifikasikan dengan baik pula.

Permasalah arsip disebabkan karena tidak mau tahu tentang penanganan persuratan, tidak tahu tentang aturan arsip, belum ada anggaran untuk pengelolaan arsip dan belum ada petugas yang ditunjuk sebagai pengelola arsip.

Sebenarnya arsip itu unik. Arsip tidak pernah bohong, namun yang bohong adalah siapa pencipta arsip itu. Menganggap arsip itu tidak penting (Undangan). Atau hanya menganggap undangan hanya sebuah kertas. Namun merasa penting bila butuh dan bila ada kasus hukum. Menganggap arsip adalah sebatas kertas yang tak bernilai, yang sebenarnya itu adalah suatu pertanggungjawaban akuntabilitas maupun itu rangkaian sejarah.

Arsip berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagia bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

PENCIPTA ARSIP adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

UNIT PENGOLAH (UP) adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

UNIT KEARSIPAN (UK) adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

LEMBAGA KEARSIPAN adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

ARSIP DAERAH KABUPATEN/KOTA adalah LEMBAGA KEARSIPAN daerah kab/kota yang wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari SKPD/OPD Kab, desa, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.

ARSIP DINAMIS adalah Arsip yg digunakan secara langsung dim kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

1. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
2. Arsip Dinamis Inaktif arsip yang frekuensinya telah menurun
3. Arsip Vital arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui. Dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena mempunyai nilai kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan

Tujuan Dari Pengelolaan Arsip :

1. Bahwa arsip sejak di ciptakan (dibuat dan diterima) sudah mem- BERKAS sejak awal sebagai satu kesatuan yang utuh informasinya
2. Arsip dapat ditemukan dengan segera saat di butuhkan.
3. Melindungi arsip baik secara fisik maupun informasinya.

Kearsipan Adalah Rangkaian Kegiatan yang sistematis Sejak diciptakan, digunakan dan pemeliharaan, penyusutan, sampai menjadi khasanah sebagai sumber sejarah.